HANKKEEN TAUSTA

Kansalliset ja EU:n asettamat tavoitteet uusiutuvan energian käytön lisäämiseksi asettavat haasteita myös kunnille. Varsinais-Suomen maakunnan ilmasto- ja energiastrategian tavoitteena on ollut, että energiankäytöstä 40 % tuotetaan uusiutuvilla vuoteen 2020 mennessä. Energiatuotannon suuret ratkaisut ovat vieneet kohti tavoitteen saavuttamista, mutta fossiilisista polttoaineista luopuminen erillislämmityksessä on ollut haaste kunnissa. Myös kuntien energiatehokkuudessa on kehittämistarvetta.

ELLE-hankkeen tavoitteena oli edistää innovatiivisia energiaratkaisuja tarjoavien yritysten liiketoiminta- ja pilotointimahdollisuuksia Varsinais-Suomessa. Kehittämiskohteena olivat kuntien kiinteistöt, joista hankkeen avulla haluttiin tunnistaa energiateknisiä kehittämistarpeita, tuoda niitä alan yritysten tietoon ja tätä kautta luoda liiketoimintamahdollisuuksia yrityksille. Hankkeessa kehitettiin toimintamalli, joka perustuu kuntien kiinteistöjen peruskartoitukseen, avoimeen dataan sekä kuntien ja yritysten väliseen tehostettuun markkinavuoropuheluun. Samalla pyrittiin lisäämään energiatehokkuutta sekä uusiutuvan energian osuutta varsinaissuomalaisissa kunnissa. Hankkeen toteutusaika oli 1.9.2017–28.2.2020.

Hankkeen rahoitus tuli Suomen rakennerahasto-ohjelmasta Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 ja hakijana oli Valonia/Varsinais-Suomen liitto.

MARKKINAVUOROPUHELUTILAISUUDET

Markkinavuoropuhelu on tilaajan, toimittajien ja loppukäyttäjien käymää vuoropuhelua ennen hankintaprosessia, hankinnan aikana ja sen jälkeen. Onnistuneessa markkinavuoropuhelussa tilaaja/kunta saa tietoa markkinoiden tilanteesta ja kykenee siten määrittelemään paremmin hankintansa kohteen. Myös toimittaja hyötyy, koska se saa tietoa tilaajan tarpeesta ja voi kehittää tuotettaan tai palveluaan tarpeeseen sopivaksi.

Hankintalaissa vuoropuhelusta käytetään termiä markkinakartoitus. Käsitteenä markkinakartoitus ja -vuoropuhelut ovat pitkälti samat, mutta niiden ajoitus on erilainen. Markkinakartoitus sijoittuu hankintaprosessissa hankinnan suunnitteluvaiheeseen, kun taas markkinavuoropuhelu kattaa sekä suunnitteluvaiheen että kilpailutuksen. Olennaista prosessissa on keskustelu ja aito vuorovaikutus kunnan ja yritysten välillä.

ELLE-hankkeen aikana järjestettiin yhteensä viisi tilaisuutta markkinavuoropuheluihin liittyen. Ensimmäisten tilaisuuksien teemat valikoituivat kuntien kiinteistöihin tehtyjen energiakatselmointien perusteella:

1. Lämpö palveluna pe 12.10.2018
2. ilmanvaihto ja lämmöntalteenotto pe 9.11.2018
3. valaistus ja valaistuksenohjaus pe 16.4.2019
4. Kalannin vanhainkodin jäähdytys 15.5.2019 (Uusikaupunki)
5. Aurinkosähkön hankintafoorumi 4.12.2019 (Masku)

Markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistui hankkeen yhteistyökuntien edustajien lisäksi yhteensä 23 eri yritystä. Kiinnostuneita yrityksiä kannustettiin osallistumaan tilaisuuksiin, jotta voitaisiin vahvistaa ymmärrystä hankittavista kokonaisuuksista ja eri vaihtoehdoista. Samalla haluttiin vahvistaa markkinavuoropuhelun toteuttamisen kulttuuria ja käytäntöjä kunnissa.

Koska osallistuvilla kunnilla ei ollut hankkeen tässä vaiheessa valmiita hankintakohteita, tilaisuuksissa käsiteltiin yleisiä, kuntia koskettavia teemoja: lämmöntuotantopalveluita, ilmanvaihto- ja lämmöntalteenottojärjestelmiä sekä valaistusta ja valaistuksen ohjausta. Kutakin teemaa esiteltiin osallistujille ja myös yrityksillä oli mahdollisuus kertoa palveluistaan. Aikaa varattiin myös vapaamuotoiselle keskustelulle.

Yritykset kokivat tilaisuudet erinomaisena väylänä kuulla sekä kuntien tilanteista että muiden yritysten tarjonnasta. Kuntien intresseissä on toteuttaa hankintojen kilpailutusprosessit onnistuneesti ja siihen tilaisuudet tarjosivatkin hyödyllistä lisäoppia.

Tilaisuuksissa tunnistettiin konkreettisia kehitystarpeita

Kunnissa markkinavuoropuhelumenetelmä ei ole laajasti käytössä, joten näissä tilaisuuksissa kunnille saatiin esiteltyä myös vuoropuhelun prosessia. Kunnat tunnistivatkin hankintaprosessinsa konkreettisia kehittämistarpeita kaikkien teemojen osalta.

• Lämmöntuottamisen kilpailuttamisen suhteen pohdittiin varsinkin eri vaihtoehtojen huomiointia: lämmitysmuodot poikkeavat toisistaan paljon niin tekniikan kuin ylläpidonkin puolesta ja esimerkiksi tilojen tarve, polttoainelogistiikka ja lämmöntuottokyky poikkeavat toisistaan lämpöpumppujen ja lämpökattiloiden välillä. Harvaan kohteeseen kaikki ratkaisut ovat realistia vaihtoehtoja ja yhdessä kilpailutuksessa on vaikeaa mahdollistaa kaikenlaiset ratkaisut.

• Kuntien kokemusten mukaan ilmanvaihtojärjestelmiä puhdistavilla ja säätävillä yrityksillä työn tulos on jäänyt odotettua kehnommaksi osassa kohteita. Tällaisten tilanteiden varalta tarkastuskäytännöt sekä sanktiot on hyvä esittää selkeästi jo tarjouspyynnössä.

• Valaistushankinnoissa saatetaan edelleen käyttää kilpailutuksen kriteerinä valaisimen tehoa, vaikka ledivalaistuksessa tehosta ei voi suoraan päätellä valon määrää. Valaistushankintojen tueksi markkinavuoropuhelun pohjalta laadittiinkin ehdotus valaistushankintojen kriteereiksi, joita hankintayksiköt voivat tulevissa hankinnoissa hyödyntää:

Lataa Valaistuksen hankinta – suosituksia kriteereiksi tästä (PDF)

Kalannin vanhainkotiin löytyi sopiva jäähdytysratkaisu

Kalannin markkinavuoropuhelu Uudessakaupungissa (15.5.2019) oli ainoa toteutukseen asti päässyt, todellisen kohteen hankintaan liittyvä markkinavuoropuhelu. Läsnä oli kolme yritystä kaupungin edustajien lisäksi. Jäähdytysratkaisun vaihtoehdot oli tiukasti sidottu jo käynnissä olleeseen maalämpöhankkeeseen, joten tarkat rajaehdot rajoittivat pois mahdolliset tavat toteuttaa integroitu ratkaisu. Markkinavuoropuhelutilaisuus johti kuitenkin suoraan kohteeseen sopivimman jäähdytysratkaisun löytymiseen. Se oli hyvä esimerkki siitä, että hankinnan kohdetta kannattaa tarkastella kokonaisuutena, jotta on mahdollista saada aikaa järkevin ratkaisu. Markkinavuoropuhelu kannattaa myös ajoittaa niin, että on edelleen mahdollisuus täsmentää hankinnan kohdetta.

Aurinkosähköfoorumista kunnille ajantasaista tietoa

Tilaisuus järjestettiin varsinaissuomalaisille kunnille ja yrityksille yhteistyössä Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen KEINO-osaamiskeskuksen kanssa. Hankintafoorumissa kunnilla oli mahdollisuus keskustella aurinkosähköjärjestelmiä toimittavien yritysten ja asiantuntijoiden kanssa erilaisista hankintamalleista sekä kuulla alueen kuntien kokemuksia aurinkosähköstä. Tilaisuudessa oli osallistujia seitsemästä kunnasta ja viidestä aurinkosähköä tarjoavasta yrityksestä.

• Kun kunta kilpailuttaa aurinkovoimalaa, on hyvä tarkistaa asennustapa. Laadukkaat kaapeliasennukset ovat pitkäikäisiä ja paloturvallisia ja materiaalien yhteensopivuus takaa pitkän häiriöttömän käyttöiän. Verkkoon kytketyistä aurinkosähköjärjestelmistä on julkaistu ohjekortti kesäkuussa 2019. (RT 103076 / ST 55-32). Ohje on kehitetty osana SOLARLEAP Varsinais-Suomi -projektia.
• RT/ST ohjeissa on tiivistelmät esimerkiksi dokumentaatiosta ja käyttöönottokatselmuksen vaatimuksista (Standardi SFS-EN 62446-1). Suunnitteludokumentin pitää olla laadittu niin, että jokainen yksittäinen laite on helposti löydettävissä järjestelmästä. Jos dokumentointi on puutteellinen, ensimmäiset ongelmat tulevat vastaan jo käyttöönottokatselmuksessa. Puutteet vaikeuttavat myös voimalan huoltoa ja ylläpitoa. Kunnan on siis syytä kirjata dokumentointi ja käyttöönottokatselmus jo tarjouspyyntöön.
• Uutena palveluna on markkinoille tullut PPA -malli (Power Purchase Agreement), joka on pitkäaikainen sähkön ostosopimus. Siinä sähkönkäyttäjä sopii ostavansa sähköntuottajalta tietyn määrän sähköä sopimuksen mukaiseen hintaan esimerkiksi 10-20 vuoden ajan. Aurinkovoimalan omistus säilyy sopimuksen ajan sähkönmyyjällä, joka rakennuttaa asiakkaan kiinteistöön aurinkosähköjärjestelmän. Myyjä vastaa siitä, että järjestelmä toimii ja tuottaa sähköä. Kunta tekee tarjouskyselykierroksen avaimet käteen -periaatteella perustuen voimaloiden sähkön myyntihintaan (€/MWh tai snt/kWh) halutulle sopimusajalle.